കേരളത്തിന്റെ ചരിത്രരേഖകൾ സംരക്ഷിക്കുന്നതിൽ നിർണായക ചുവടുവെപ്പായി, കേരള പൊതുരേഖാ ബിൽ നിയമസഭ പാസ്സാക്കി. പുരാരേഖകളുടെ സംരക്ഷണത്തിനായി ഒരു നൂറ്റാണ്ടിലധികം മുൻപ് വകുപ്പ് രൂപീകരിച്ച സംസ്ഥാനത്ത്, ആദ്യമായാണ് രേഖകൾ സംരക്ഷിക്കാൻ ഒരു നിയമം വരുന്നത്. 1976 ൽ ഒരു ഉത്തരവിലെ നയതീരുമാനത്തിൽ വ്യവസ്ഥ ചെയ്തത് അനുസരിച്ചാണ് നിലവിൽ സംസ്ഥാനത്ത് പൊതുരേഖകൾ സംരക്ഷിച്ചുവരുന്നത്.
പുരാവസ്തു-പുരാരേഖാ-മ്യൂസിയം-രജിസ്ട്രേഷൻ വകുപ്പ് മന്ത്രി രാമചന്ദ്രൻ കടന്നപ്പള്ളിയാണ് സെലക്ട് കമ്മിറ്റിയുടെ റിപ്പോർട്ടോടു കൂടി ബിൽ സഭയിൽ അവതരിപ്പിച്ചത്. 2023 സെപ്റ്റംബർ 7-ന് അസാധാരണ ഗസറ്റിൽ പ്രസിദ്ധീകരിച്ച ഈ ബിൽ, 2024 ജൂലൈ 11-നാണ് സഭയിൽ ആദ്യമായി അവതരിപ്പിച്ചത്. തുടർന്ന് ഇത് സെലക്ട് കമ്മിറ്റിയുടെ പരിഗണനയ്ക്കായി അയയ്ക്കുകയായിരുന്നു. സംസ്ഥാനത്തിനകത്തും പുറത്തും കമ്മിറ്റി നടത്തിയ പഠനങ്ങൾക്കും ചർച്ചകൾക്കും ശേഷമാണ് ബില്ലിന് അന്തിമരൂപം നൽകിയത്. സർക്കാർ വകുപ്പുകൾ, തദ്ദേശ സ്വയംഭരണ സ്ഥാപനങ്ങൾ, പൊതുമേഖലാ സ്ഥാപനങ്ങൾ, സർക്കാർ കമ്മീഷനുകൾ, ബോർഡുകൾ, കമ്മിറ്റികൾ എന്നിവയിലെ പൊതുരേഖകളുടെ മൂല്യനിർണയം, ശേഖരണം, തരംതിരിക്കൽ, സംരക്ഷണം, ഭരണനിർവഹണം എന്നിവയെല്ലാം ഈ നിയമത്തിന്റെ പരിധിയിൽ വരും. താളിയോലകൾ മുതൽ ഡിജിറ്റൽ രേഖകൾ വരെയുള്ള പൊതുരേഖകളുടെ സംരക്ഷണത്തിനായി ഒരു ദ്വിതല സംവിധാനം ഏർപ്പെടുത്തുന്നു എന്നതാണ് ബില്ലിന്റെ പ്രധാന സവിശേഷത.
രേഖകൾ ഉണ്ടാക്കുന്ന എല്ലാ സ്ഥാപനങ്ങളും അവരുടെ രേഖകൾ സംരക്ഷിക്കുന്നതിനായി റെക്കോർഡ് മുറികൾ സജ്ജീകരിക്കണമെന്നും അവയുടെ സംരക്ഷണത്തിനായി ഒരു റെക്കോർഡ് ഓഫീസറെ ചുമതലപ്പെടുത്തണമെന്നും ബില്ലിൽ വ്യവസ്ഥ ചെയ്തിട്ടുണ്ട്. ഇതാണ് പൊതുരേഖാ സംരക്ഷണത്തിന്റെ പ്രാഥമിക തലം. ഇത്തരം രേഖകളിൽ പുരാരേഖാ മുല്യമുള്ള രേഖകൾ 25 വർഷത്തിനു ശേഷം മൂല്യനിർണ്ണയം നടത്തി സംസ്ഥാന ആർക്കൈവ്‌സിലേക്ക് മാറ്റുന്നതിനും അവ ശാസ്ത്രീയമായി സംരക്ഷിച്ച് ഗവേഷകർക്കും പഠിതാക്കൾക്കും ലഭ്യമാക്കുന്നതിനും ബില്ല് വ്യവസ്ഥ ചെയ്യുന്നു. സ്വകാര്യ വ്യക്തികളുടെയോ സ്ഥാപനങ്ങളുടെയോ കൈവശമുള്ള പുരാരേഖാ മൂല്യമുള്ള രേഖകൾ വിലകൊടുത്തോ സമ്മാനമായോ സംസ്ഥാന ആർക്കൈവ്‌സിലേക്ക് സ്വീകരിക്കുന്നതിനുളള വ്യവസ്ഥയും ബില്ലിലുണ്ട്. രേഖാസംരക്ഷണത്തിൽ മാർഗനിർദേശം നൽകുന്നതിന് ആർക്കൈവൽ അഡൈ്വസറി ബോർഡും നിർദേശിച്ചിട്ടുണ്ട്. ബോർഡിൽ വിവിധ മേഖലകളിലെ വിദഗ്ദ്ധർ അംഗങ്ങളായിരിക്കും. നിയമപരമായി രേഖകൾ കൈമാറുന്നതിനുള്ള വ്യവസ്ഥകളും, രേഖകൾ നഷ്ടപ്പെടുത്തുകയോ നശിപ്പിക്കുകയോ ചെയ്താൽ ലഭിക്കാവുന്ന ശിക്ഷകളും ഈ ബില്ലിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്.
സംസ്ഥാനത്ത് സൃഷ്ടിക്കപ്പെടുന്ന പൊതുരേഖകളുടെ സംരക്ഷണത്തിന് അടിസ്ഥാനപരമായ ദിശാബോധവും നിയമപരമായ പിൻബലവും നൽകുന്നതാണ് കേരള പൊതുരേഖാ ബില്ലെന്നും ഏറ്റവും അടിത്തട്ടിലുള്ള ഓഫീസുകൾ മുതൽ വകുപ്പു തലവന്മാരുടെ കാര്യാലയങ്ങളും സെക്രട്ടറിയേറ്റും വരെയുള്ള ഓഫീസുകളിലെ പൊതുരേഖകൾ സംരക്ഷിക്കുന്നതിനുള്ള ക്രമീകരിക്കപ്പെട്ട ഒരു സംവിധാനം ഈ നിയമം പ്രാബല്യത്തിൽ വരുന്നതോടെ വന്നു ചേരുമെന്നും അത് പുരാരേഖാസംരക്ഷണത്തെ കാര്യക്ഷമമാക്കുമെന്നും പുരാരേഖാ വകുപ്പ് ഡയറക്ടർ ഇൻ ചാർജ്ജ് എസ്. പാർവ്വതി പറഞ്ഞു.